Steuererklärung und Erklärungspflichten für Arbeitgeber

Arbeitgeber haben nicht nur den Lohn zu zahlen, sondern müssen sich auch um einige steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Pflichten ihrer Mitarbeiter kümmern. Die Nichteinhaltung kann eine persönliche Haftung des Arbeitgebers bedeuten ...

Für welche Steuern bin ich verantwortlich? Was ist mit den Sozialversicherungsbeiträgen?

Sie haften nicht nur für Ihre eigenen Steuern und persönlichen Sozialversicherungsbeiträge, sondern auch für die Lohnsteuervorauszahlungen und die Sozialversicherungsbeiträge Ihrer Mitarbeiter. Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge einzubehalten und an die zuständige Behörde weiterzuleiten. Arbeitnehmer werden immer an der Quelle besteuert, d.h. sie erhalten ihr monatliches Gehalt in der Regel erst nach Abzug von Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer sowie der Sozialversicherungsbeiträge (siehe www.Deutsche-Sozialversicherung.de).

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Ich stelle meinen ersten Mitarbeiter hier in Deutschland ein, was gilt nach deutschem Recht als Gehalt? Was ist wirklich steuerpflichtig?

Die Hauptsorge des Arbeitgebers ist es, zu verstehen, was das Gehalt des Arbeitnehmers ist und welche Formalitäten und Pflichten mit der Zahlung eines Gehalts verbunden sind. Alle Einkünfte, die ein Arbeitnehmer aus seinem Arbeitsverhältnis erhält, gelten als "Arbeitslohn" und sind grundsätzlich steuerpflichtig (§ 2 I EStDV, § 19 EStG). Dabei ist es unerheblich, wie diese Einkünfte eingestuft oder benannt werden. Diese Einkünfte können in Form von Bargeld, Sachbezügen, entgeltlichen Dienstleistungen etc. erfolgen. Mit anderen Worten: Alles, was als Belohnung oder als Gegenleistung für die Arbeit im Rahmen des Dienstverhältnisses erhalten wird, ist als Arbeitslohn zu behandeln.

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Mist. Ich habe gerade bemerkt, dass ich den Zahltag des Finanzamtes verpasst und vergessen habe, die Lohnsteuer abzuführen. Gibt es da irgendwelche Strafen?

Die gesetzlichen Folgen einer verspäteten Zahlung sind ein "Verspätungszuschlag" von 1% p.a. auf den verspäteten Steuerbetrag, der auf den nächsten durch 50 teilbaren Betrag herabgesetzt wird (§240 AO). Ein Blick auf die praktische Seite, wenn eine Zahlung verspätet ist: Das Finanzamt muss Sie nicht verklagen, sondern der Veranlagungsbeamte wird eine andere Abteilung desselben Amtes mit der Eintreibung beauftragen. In der Regel erhalten Sie nur eine Mahnung, bevor das Inkasso beginnt.

Wie ermittle ich die Höhe der Einkommensteuer und der Beiträge für Arbeitslosigkeit und Sozialversicherung?

Der §39b EStG verlangt, dass der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber bei der Einstellung oder zu Beginn eines Kalenderjahres seine Steueridentifikationsnummer mitteilt. Solange der Arbeitnehmer seine Steuerdaten dem Arbeitgeber nicht mitteilt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmer so zu behandeln, als gehöre er in die Steuerklasse VI - die höchste Steuerklasse (§39c EStG). Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuerabzüge im nächstmöglichen Monat nach Erhalt der Steuerkarte vornehmen.

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Welche Formalitäten müssen beachtet werden?

Der Arbeitgeber hat Aufzeichnungspflichten (§41 EStG). Für jeden Arbeitnehmer ist eine gesonderte Lohnabrechnung zu erstellen, in der die Personalien des Arbeitnehmers, seine Einkünfte einschließlich der steuerfreien Bezüge, die einbehaltene Lohnsteuer und die ggf. übernommene Lohnsteuer ausgewiesen werden. Nach §41a EStG hat der Arbeitgeber spätestens zehn Kalendertage nach Ablauf eines Beschäftigungsmonats eine Lohnsteueranmeldung elektronisch zu übermitteln. Es wird von allen Arbeitgebern erwartet, dass sie ihre Steuererklärung ausschließlich elektronisch übermitteln. Das Gesetz erwähnt zwar den Fall einer Ausnahme in Fällen unbilliger Härte, diese ist aber bisher nicht gewährt worden. Der Arbeitnehmer hat das Recht, am Ende eines jeden Monats seine Lohnabrechnung zu erhalten.

Wie lange haften wir für die Lohnsteuer und so weiter?

Die Haftung für die Beiträge an die Sozialversicherungsträger ist auf drei Jahre begrenzt. Das heißt, diese Behörden können drei Jahre lang die einbehaltenen Beiträge einziehen. Das wird vor allem dann interessant, wenn Sie einen ehemaligen Mitarbeiter in sein eigenes Unternehmen ausgegliedert haben und sich diese Tätigkeit nun als "Scheinselbständigkeit" herausstellt.

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Wie und wann gebe ich die Lohnsteueranmeldung und die Sozialversicherungsbeiträge ab?

Sie müssen die entsprechenden Erklärungen elektronisch abgeben! Die Lohnsteuer aller Arbeitnehmer ist in einer Summe entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich an das für Ihr Unternehmen zuständige Finanzamt abzuführen. Weitere Angaben zu den Arbeitnehmern, auf die sich die abgeführte Lohnsteuer bezieht, werden nicht verlangt.

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Ich habe gerade eine Lohnsteuerprüfung überstanden und das Finanzamt hat festgestellt, dass ich Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abführen soll. Kann ich von meinem Mitarbeiter nichts einfordern?

Oh doch, Sie können etwas erstattet bekommen - allerdings nur teilweise. Vergessen Sie die Idee eines "Schadensersatzes", das wird nicht funktionieren. Sie können sich von Ihrem Personal den Arbeitnehmeranteil an den Sozialversicherungsbeiträgen erstatten lassen. Die Lohnsteuer können Sie in voller Höhe eintreiben, da dies nicht Ihre, des Arbeitgebers, sondern die Schuld des Arbeitnehmers ist.

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