Wer ist wer im Gründungsverfahren

Auf dieser Seite möchten wir Ihnen alle Beteiligten am Gründungsprozess vorstellen. Es gibt eine Reihe von Personen und Behörden, deren Rolle und Aufgaben Sie vielleicht verstehen möchten. Wir stellen Ihnen vor:

• Handelsregister
• Formalitäten
• Notar
• Finanzamt
• Gewerbeamt
• Dolmetscher
• Alexander von Engelhardt und Team

Handelsregister

In diesem Teil wird das Handelsregister vorgestellt, wenn es um die Gründung eines Unternehmens geht.

Freunde haben vor kurzem eine Firma gegründet und waren absolut überwältigt von dem ganzen Papier und der Genauigkeit. Das Gericht bemängelte, dass wir nicht nachweisen konnten, dass wir unsere eigene nicht-deutsche Firma vertreten dürfen. Wir waren fassungslos über die produzierte Pingeligkeit.

Zugegeben, Deutschland ist immer noch sehr papiergebunden, aber ja, die Digitalisierung des gesamten Beurkundungsprozesses ist sehr nahe. Die Deutschen, und erst recht die Behörden, wollen alles ganz klar und nachweisbar haben. Diese Wählerschaft hat einen guten Grund! Die Einträge im Register genießen öffentliches Vertrauen. Grob gesagt, sie sind garantiert. Hand aufs Herz, wären Sie nicht auch pingelig, wenn Sie etwas garantieren müssten?
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Sagen Sie mir, welche Rolle hat das Handelsregister in Deutschland?

Das ist die wichtigste Behörde. Sie trägt Ihr Unternehmen in das Register ein und stellt damit dessen Existenz fest. Solange die Firma nicht eingetragen ist, existiert sie nicht. Es gibt verschiedene Vorstufen einer eingetragenen Gesellschaft, die aber meist nur für den Gesellschaftsrechtler wichtig sind. Ein nützliches und wichtiges Detail, das Sie sich merken sollten, ist, dass Sie im Namen einer (noch) nicht existierenden Gesellschaft handeln können. Solange die Gesellschaft nicht eingetragen ist, haften Sie persönlich für Ihre Handlungen. Nach der Eintragung gehen alle Rechte und Pflichten automatisch auf die Gesellschaft über. Eine aktive Übertragung ist nicht erforderlich.
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Wie zuverlässig sind die Einträge im Register? Sie erwähnten vorhin etwas von "Garantie".

Die Öffentlichkeit soll und darf sich rechtsverbindlich auf die veröffentlichten Einträge voll verlassen! Das erklärt, warum das Handelsregister alles nachgewiesen haben will und unterscheidet die deutsche von anderen Rechtsordnungen.
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Wie weit geht diese Garantie auf die Korrektheit?

Jeder, der am Geschäftsverkehr teilnimmt, sei es B2C oder B2B oder C2B, darf sich darauf verlassen, dass die gemachten Angaben der Wahrheit entsprechen und korrekt und aktuell sind. Dies gilt unabhängig davon, wie die Realität aussieht.
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Was meinen Sie damit, dass die Wirklichkeit von den registrierten Angaben abweichen kann?

Ganz einfach. Ein Beispiel: Ein Gesellschafter hat seine Anteile auf eine andere Person übertragen, ohne das Register zu informieren. Die Transaktion selbst ist legal. Wenn jedoch Mängel bei der Transaktion auftreten, gilt das, was das Register sagt. Ein Beispiel finden Sie im News-Artikel "Wer haftet bei Unrichtigkeit der GmbH-Gesellschafterliste".
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Wir Gesellschafter feuerten diesen Trottel von einem Geschäftsführer. Er hat gerade das Kündigungsschreiben bekommen. Schließlich waren wir froh, dass er raus war, nur um am nächsten Tag festzustellen, dass er vor ein paar Tagen einmal in seinem Leben etwas absolut richtig gemacht hat. Leider hat ein anderer Gesellschafter nach dem Abschluss des Geschäfts erwähnt, dass wir Goofy aus der Geschäftsführung rausgeschmissen haben. Jetzt will sich unser Kunde zurückziehen, aber wir wollen das Geschäft! Wie ist nun die Situation?

In der Annahme, dass der Geschäftsführer nicht aus dem Register gestrichen wurde, ist das Geschäft gültig. Goofy war im Register eingetragen, und Ihr Kunde hat das Geschäft abgeschlossen, ohne von einer Streichung zu wissen. Dies ist ein weiteres Beispiel für die zweischneidige Klinge der Zuverlässigkeit des Handelsregisters.
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Gut. Was ist mit falschen Einträgen? Sind die auch verbindlich?

Ja. Wenn Ihr Partner am 09.01. geboren wurde, aber aufgrund eines Tippfehlers der 19.01. eingetragen wurde, dann ist das offizielle Geburtsdatum der 19.01. Was auch immer richtig ist, ist verbindlich und man kann sich darauf verlassen. So einfach ist das – wenn auch brutal. Diesen Umstand kann der Notar, der die Urkunde ausgestellt hat, leicht nachbessern.
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Formalitäten

In diesem Teil möchten wir Ihnen mehr über die Formalitäten erzählen. Wie es für die Deutschen typisch ist, sind die Formalitäten sehr ausgefeilt und penibel im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) festgehalten.

Der Notar verlangte ein bestimmtes Formular, auf mein Drängen hin, hat er das von mir Vorgelegte eingereicht. Wie der Notar voraussah, lehnte das Handelsregister mein Dokument ab, weil das Register das bestimmte Formular verlangte. Das ist doch ein schlechter Scherz! Sind alle gegen mich?

Nein, man ist nicht gegen Sie, aber, so pedantisch es auch klingen mag, das Registergericht hat nur den "einfachen" Wunsch von Ihnen: das richtige Dokument in der richtigen Form. Nicht mehr, aber vor allem nicht weniger!
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Warum all diese Formalitäten?

Nun, abgesehen von dem genetischen Wunsch der Deutschen nach Genauigkeit, sagt das auch das Gesetz so. Das Gesetz besagt nämlich, dass ein formwidriges Geschäft nichtig ist (§125 BGB). Wenn Sie also etwas wollen, müssen Sie es in der richtigen Form erklären.
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Ich habe das Bürgerliche Gesetzbuch gelesen, aber nichts über die "öffentliche Form" gefunden. Was ist das?

Das ist einfach zu erklären. Jedes Dokument, das von einem Notar ausgestellt wird, ist in öffentlicher Form. Einige Dokumente, die aufgenommen werden sollen, müssen als notariell beglaubigte Kopien der Originale vorliegen.
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Der Notar wollte einen schriftlichen Gesellschafterbeschluss und ich kritzelte den gewünschten Text herunter, aber nur um einen finsteren Blick zu erhalten. Also, was ist los?

Ja, Sie haben den Beschluss in schriftlicher Form erstellt, aber er muss auch lesbar sein.
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Was genau ist Schriftform?

Die Schriftform ist in §126 BGB und verlangt, dass ein Dokument auf einem Blatt (analogen) Papiers ausgestellt und mit (nasser) Tinte unterschrieben wird. Viele Deutsche verwechseln auch die "Schriftform" mit der "Textform". Sie befinden sich in bester Gesellschaft...
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Ich glaube, ich verstehe diesen Begriff der Schriftform. Mein Notar hat sich beschwert, dass meine E-Mail nur "Textform" und nicht schriftlich ist. Häh? Ist das nicht eigentlich dasselbe. Heutzutage wird doch vieles digital in einen Computer geschrieben. Reicht das nicht aus?

Nein, tut es nicht! Sie sagen es ja schon selbst – "digital". Im juristischen Verständnis ist das die "Textform". Textform ist nicht Schriftform (§126b BGB).
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Okay. Dieser Rückgriff auf die Schriftform wirkt heutzutage bei dem vorhandenen Grad der Digitalisierung etwas antiquiert. Gibt es eine Möglichkeit, die Schriftform legal zu umgehen?

Ja, man kann die Schriftform rechtlich umgehen und dieses Erfordernis auch einhalten. Sie können die "elektronische Form" nach §126a BGB nehmen. Es ist wirklich so einfach – fast.
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Cool. Ich brauche also nur eine Art digitale Signatur und muss die elektronische Form einhalten?

Nahezu. Sie brauchen eine qualifizierte digitale und nicht nur eine digitale Signatur (§2 SigG). Achten Sie auf einen autorisierten Anbieter! Fragen Sie einen potentiellen Anbieter, ob sein Angebot dem §2 SigG entspricht, um die Schriftform zu ersetzen. Wenn der Verkäufer die Stirn runzelt, gehen Sie am besten zum nächsten Händler.
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Warum dieses ganze Gedöns, dass ich zum Notar muss?

Bestimmte Dokumente müssen notariell beglaubigt werden. Das GmbH-Gesetz (GmbHG) schreibt vor, dass bestimmte Dokumente in "öffentlicher" Form vorliegen müssen – wie es im Juristendeutsch heißt.
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Notar

In diesem Abschnitt soll der Teilnehmer "Notar" vorgestellt werden. In Ländern des "kontinental Rechts" (wie Kontinentaleuropa) genießen Notare im Gegensatz zu Ländern des Common Law (vor allem vertreten durch die USA und Großbritannien mit den Commonwealth-Staaten) ein hohes Ansehen und eine hohe Zuverlässigkeit. Ein Notar ist in Deutschland ein Rechtsanwalt mit einem dritten Staatsexamen. Um zuverlässig zu sein, muss ein Notar nicht nur eine spezielle Ausbildung im Beurkundungsrecht haben, sondern auch über eine langjährige Berufserfahrung als Rechtsanwalt mit einer gut gehenden Kanzlei verfügen. Derzeit herrscht in Deutschland ein Mangel an Notaren. Das heißt, sie haben ein gesättigtes Geschäft und haben es jetzt eilig. Ihre Gebühren sind obligatorisch und gesetzlich festgelegt. Die Gebührenordnung kennt den Tatbestand "Eilverfahren" oder ähnliches nicht.

Warum müssen wir einen Notar besuchen, um unseren Antrag auf Gründung einer Gesellschaft einzureichen?

Das GmbH-Gesetz schreibt vor, dass ein Notar den Gesellschaftsvertrag ausstellt und beglaubigte Kopien der Begleitdokumente beim Handelsregister einreicht.
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Kann ich mich nicht direkt an das Register wenden und so den Notar als "Hindernis" umgehen?

Sorry, keine Chance – überhaupt keine.
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Kann der Notar eine Beratung zu meinen Bedürfnissen leisten?

Die Rolle des Notars ist als Amt, den Wunsch des Antragstellers streng neutral umzusetzen. Ein Amt hat lediglich die beratende Funktion, um sicherzustellen, dass ein Antrag vollständig ist und nichts Offensichtliches fehlt (§25 VwVfG). Spätestens dann, wenn sich die Gesellschafter darüber streiten, wer mehr Anteile "verdient", ist der Notar aus dem Spiel, um darüber zu diskutieren. Er kann und wird sagen, dass es rechtens ist, dass eine Person mehr Anteile hat als eine andere, aber nicht mehr. Wenn er anfängt, zu Gunsten eines Gesellschafters zu argumentieren, dann verlässt er seine Neutralitätspflicht. Zu diesen Fragen berate ich Sie als Ihr Anwalt.
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Finanzamt

In diesem Teil erfahren Sie, wie das Finanzamt an der Gründung eines Unternehmens beteiligt ist.

Welche Rolle spielt das Finanzamt bei der Gründung eines Unternehmens?

In der Regel spielt das Finanzamt bei der Gründung eines Unternehmens keine Rolle. Es wird überhaupt nicht konsultiert.
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Sie sagten, in der Regel... Welche Ausnahmen gibt es, bei denen das Finanzamt bei der Gründung eines Unternehmens eine Rolle spielt?

Die Regel als solche gilt, und es gibt keine Ausnahme. Bei der Gründung einer Kapitalgesellschaft für gemeinnützige Zwecke ist es jedoch sinnvoll, zunächst das "Okay" des Finanzamtes für die Gemeinnützigkeit der geplanten Gesellschaft einzuholen. Diese Vorgehensweise spart Zeit und Kosten.
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Okay, welche Rolle spielt das Finanzamt, wenn ich meine Gesellschaft gegründet habe?

Sie haben die Pflicht die Gesellschaft anzumelden (§137 I AO)! Gleiches gilt, wenn sich etwas an Ihrer Gesellschaft ändert; sei es die Anschrift, Gesellschafter, Geschäftsführer, Auflösung. Das Gesetz erwartet, dass Sie die Gesellschaft binnen Monatsfrist seit Gründung anzeigen (§137 II AO). Allerdings zeigt die Praxis, dass diese Suppe nicht so heiß gegessen wird, wie sie gekocht wird. So lange Sie zu erst anmelden, liegen Sie in der Regel sicher.
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Gewerbeamt

Dieser Abschnitt soll die Rolle des Gewerbeamtes bei der Gründung vorstellen.

Welche Funktion erfüllt das Gewerbeamt bei der Gründung?

Eigentlich keine. Für einige Branchen ist eine Erlaubnis erforderlich. In einigen seltenen Fällen darf das Unternehmen erst dann angemeldet werden, wenn eine Erlaubnis zum Führen des Gewerbes erteilt worden ist. Hinweis: In einigen Bundesländern ist diese Erlaubnisbehörde die Handelskammer oder eine spezielle Stelle.
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Welche Zielsetzung hat dieses Amt allgemein?

Wer ein Gewerbe und nicht einen freien Beruf betreiben will, muss sein Gewerbe beim Gewerbeamt anmelden (§14 GewO). Gesellschaften mit beschränkter Haftung bzw. Unternehmergesellschaften gelten schon von ihrer Form her als Gewerbe – unabhängig von ihrem Geschäftszweig. Diese Anmeldung heißt "Gewerbeanmeldung" oder "Gewerbeanzeige" und ist beim örtlichen Gewerbeamt vorzunehmen. Diese Anmeldung ist nicht nur für die Eröffnung eines Betriebes notwendig, sondern auch für alle internen Änderungen oder die Verlegung des Betriebes. Wie der Name schon andeutet, es keine Erlaubniserteilung sondern lediglich "Hallo liebe Behörde, Ich bin jetzt unternehmerisch tätig." Sollten Sie eine Erlaubnis für Ihre Tätigkeit benötigen, dann fangen besser erst dann an, wenn Sie sie haben.
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Dolmetscher

Warum wird ein Dolmetscher für die Registrierung eines Unternehmens benötigt?

Nach dem Wortlaut des Gesetzes wird ein Dolmetscher überhaupt nicht benötigt. Das Gesetz geht in der Regel davon aus, dass sich ein Deutscher anmeldet. Der Notar hat jedoch die Pflicht, dafür zu sorgen, dass die Beteiligten verstehen, was geschieht. Wenn Sie also kein Deutsch sprechen, brauchen Sie einen Dolmetscher.
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Nun, mein Deutsch ist bei weitem nicht perfekt, aber ich habe kein Problem, die meisten Situationen zu verstehen. Wie gut müssen meine Kenntnisse sein?

Es reicht aus, wenn Ihre Kenntnisse mindestens B1 sind. Nein, das müssen Sie nicht nachweisen. Wenn der Notar mit Ihren Kenntnissen nicht zufrieden ist, wird er die Gründung verschieben, bis Sie mit einem Dolmetscher wieder erscheinen.
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Wer ist berechtigt, für mich zu dolmetschen?

Es gibt keine formale Voraussetzung – mit Ausnahme eines Teilnehmers an der Gründung des Unternehmens. Wir denken da an Mitgesellschafter oder Geschäftsführer.
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Kann ich meine beste Freundin mitbringen?

Grundsätzlich kein Problem. Sie dürfen Ihren besten Freund mitnehmen. Allerdings gelten die geforderten Sprachkenntnisse auch für ihn. Der Dolmetscher kann ein professioneller Dolmetscher sein, aber das ist nicht notwendig.
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Ich habe gesehen, dass einige Notare auch eine Fremdsprache sprechen und bereit sind zu dolmetschen. Warum ist ein Dolmetscher überhaupt erforderlich?

Zugegeben. Manche Notare verstehen so viel Englisch, dass sie Dokumente in einer anderen Sprache als Deutsch ausstellen könnten. Manche Notare werden sogar aktiv mit Ihnen diskutieren. Achtung! Der Aufpreis für das Übersetzen eines Notars liegt leicht über 400 €.
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Alexander von Engelhardt und Team

Warum sollten wir Sie beauftragen und nicht einfach direkt zu einem Notar gehen?

Ja, Sie können direkt zu einem Notar gehen. Wir bieten jedoch eine vorbereitende Beratung an, um die beste Lösung für Sie zu finden, die Ihren Bedürfnissen entspricht. Die Aufgabe des Notars besteht nicht darin, Sie zu beraten, sondern ein rechtsgültiges Dokument zu erstellen, Ihren Antrag einzureichen und sicherzustellen, dass alles korrekt und legal ist. Dabei hat er darauf zu achten, dass Ihr eigentlicher Wunsch rechtlich korrekt umgesetzt wird.
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Ein Notar wird nie darüber diskutieren, ob Sie eine Aufenthaltsgenehmigung benötigen oder welche Art von Genehmigung. Schon die Diskussion um "gründen oder nicht". Würde er in diesen Fragen beraten, so schließt ihn das Gesetz von der Beurkundung aus.
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Warum ist der Notar von der Beratung ausgeschlossen?

Der Notar ist als öffentliches Amt, das den Wunsch des Antragstellers umsetzen will, streng neutral. Ein Amt hat nur beratend tätig zu werden, um sicherzustellen, dass ein Antrag vollständig ist und nichts Offensichtliches fehlt (§25 VwVfG).
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Kann ich den Notar nicht für das, was Sie an Zusatzleistungen anbieten, beauftragen?

Kaum. Wie bereits erwähnt, sind einige Notare nicht einmal zugelassene Rechtsanwälte und dürfen daher keine Rechtsdienstleistungen erbringen. Je nach Region, in der Sie die Beurkundung wünschen, haben Notare überhaupt keine Lizenz zur Ausübung des Rechts.
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