Buchführung oder Rechnungswesen in Deutschland

Die deutsche Art der Buchführung ist etwas anders, als in anderen Ländern. Diese Seite möchte Ihnen einen kurzen Überblick geben.

Wann fange ich am besten mit der Buchhaltung an? Ich habe so viel Arbeit mit dem Aufbau meines Unternehmens, dass ich das am liebsten erledigen würde, wenn das Geschäft im Sommer ruhiger wird.

Der beste Zeitpunkt, um damit anzufangen, ist, bevor Sie mit Ihrem Unternehmen wirklich "an die Öffentlichkeit gehen". Vorausgesetzt, Sie sind umsatzsteuerpflichtig, müssen Sie zunächst monatliche Voranmeldungen abgeben - keine Ausnahme. Legen Sie einen Ordner an, in dem Sie alle Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen aufbewahren. Es ist eine gute Idee, diese Rechnungen weiter zu sortieren, und zwar danach, wie sie bezahlt wurden (bar, per Überweisung, mit Kreditkarte usw.).
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Mist, ich fange bei Null an; ich habe nicht so viel Geld, um einen Steuerberater zu engagieren, der alles für mich erledigt. Kann ich nicht alles selbst machen und dabei Geld sparen?

Nun ja, das ist durchaus denkbar. Allerdings müssen Sie entweder alles selbst machen und auf Tipps von Geschäftsfreunden vertrauen, die vielleicht falsch sind, oder Sie müssen mit Ihrem Berater verhandeln, ob er flexibel genug ist, um Ihren finanziellen Möglichkeiten zu entsprechen. Um eine gute Buchführung zu haben, ist es empfehlenswert, dass Sie Ihren Berater die Buchhaltung für Sie einrichten lassen, Ihnen eine Einführungsschulung geben, wie man mit dem System bucht, und ihn dann am Ende des Jahres nur noch alles überprüfen lassen. Die Erstschulung und Einrichtung sowie die Kontrolle am Jahresende sollten jeweils etwa eine Stunde dauern. Wenn Ihr Berater darauf besteht, alles selbst zu machen, suchen Sie sich einen anderen.
N.B. Dies gilt nur für Freiberufler oder kleinere Unternehmen. Je größer Ihr Unternehmen von Anfang an ist, desto mehr Leistungen des Steuerberaters sollten Sie in Anspruch nehmen.
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Muss ich ein Buchhaltungsprogramm verwenden?

Kein Gesetz verlangt dies von Ihnen. Es ist legal, nur eine Tabellenkalkulation zu verwenden. Das gilt aber nur für Freiberufler! Kapitalgesellschaften müssen vom ersten Tag an eine ordnungsgemäße Buchhaltung führen.
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Welche Unterlagen muss ich aufbewahren? Ich bekomme jeden Tag so viel Werbepost, aber wegen der deutschen Bürokratie soll ich die wohl auch aufbewahren.

Das ist einfach zu beantworten. Sie müssen alles aufbewahren, was ernsthaft mit irgendwelchen Einnahmen oder Ausgaben zu tun hat! Also Werbung, Angebote und dergleichen kann man gerne als Altpapier entsorgen. Generell ist es zulässig, all diese Belege digital auf Ihrer Festplatte zu speichern. Achten Sie dabei aber darauf, dass sich diese Dokumente leicht öffnen lassen. Am besten verwenden Sie Standardformate wie .TIFF und .PDF. Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Lesbarkeit zu gewährleisten. Der Schlüssel zu einer professionellen Buchhaltung ist eine solide und vollständige Dokumentation, insbesondere der Originalbelege und Zwischenrechnungen sowie der ordnungsgemäßen Betriebsvereinbarungen für alle Transaktionen. Wenn Sie Mitarbeiter einstellen, müssen Sie genaue Aufzeichnungen darüber führen, wie und wie viel Sie bezahlt haben (Bargeld oder Sachleistungen). Diese Aufzeichnungen werden "Lohnjournal" genannt.
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Kann ich meine Mitarbeiter in bar bezahlen? Wissen Sie, mein Geschäft ist so sehr auf Bargeld ausgerichtet, dass es eine Menge Aufwand ersparen würde, immer zur Bank zu gehen, um die Gehälter rechtzeitig zu überweisen.

Generell ist es Ihnen überlassen, wann und wie Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen. Es ist jedoch üblich, die Mitarbeiter an einem der letzten Tage vor Monatsende durch Überweisung auf ihr Bankkonto zu bezahlen. Bankzahlungen haben den Vorteil, dass Sie einen Nachweis über die Zahlung haben. Wenn Sie bar bezahlen, dann achten Sie dreifach darauf, dass Sie exakte Belege über die Zahlungen haben! "Exakt" bezieht sich dabei auf die Formulierung auf dem Beleg. Für das Steuerrecht ist es ausreichend, wenn darauf steht "Gehalt für John Doe", für das Zivilrecht jedoch nicht.

Die schriftliche Quittung sollte alle wichtigen Angaben enthalten:   

• den vollständigen Namen des Empfängers,
• Grund der Zahlung (z.B. "Gehalt Januar 2021"),
• das Datum der Zahlung,
  und
• die Unterschrift des Empfängers.

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Großartig! Das ist schon eine große Erleichterung, dass ich Mitarbeiter in bar bezahlen kann. Wie sieht es bei den Behörden aus? Akzeptieren die auch Barzahlungen?

Es tut mir leid, aber weder Finanzämter noch Krankenkassen akzeptieren Barzahlungen! Wenn Sie auf Barzahlung bestehen, müssen Sie zu einer der Banken gehen und direkt auf deren Konto einzahlen. Rechnen Sie damit, dass Sie für diesen Mehraufwand "büßen", ähm, "belastet" werden. Und ja, dies wird ein Selbstbehalt sein. Mein Tipp: Besorgen Sie sich ein Bankkonto! Es erspart eine Menge Ärger!
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Muss ich ein deutsches Bankkonto verwenden oder kann es meine Hausbank sein?

Die Konten der Behörden sind weitgehend offen für alle eingehenden Gelder. Es ist rechtlich unerheblich, ob das Konto in Deutschland oder im Ausland ist. Die einzigen praktischen Nachteile sind: Es dauert länger, bis das Geld auf dem deutschen Konto eingeht. Die Behörden müssen die Zahlung in Euro entgegennehmen - auch wenn das nicht die Währung Ihres Kontos ist. Innerhalb des SEPA-Systems dauert es nur wenige Tage, eine Zahlung zu tätigen.
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Gibt es Tipps bezüglich der Wortwahl? Ich meine, kann ich nicht einfach als Referenz "Einkommensteuer" hinzufügen.

Die Sprache der deutschen Behörden ist Deutsch. Sie tragen die Verantwortung dafür, dass Ihre Überweisung auch verstanden wird. Seien Sie so präzise wie möglich! Schreiben Sie nicht einfach "Lohnsteuer Max Mustermann" als Zahlung der Lohnsteuer für Ihren Mitarbeiter Max Mustermann. Korrekt wäre: "Lohnsteuer Februar Max Mustermann". Wenn die Behörden "ewig" brauchen, um die Zahlung auf Ihr Konto zu buchen, ist das Ihr Problem. Wenn Sie zu spät zahlen, werden in der Regel Bußgelder und Verzugszinsen fällig.
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