Kommunikation mit uns per eMail
Nochmals vielen Dank für Ihren Auftrag! Wir freuen uns wirklich darauf, Ihren Traum zu verwirklichen. Bevor wir ins Detail gehen, lassen Sie uns etwas sagen, um eine effektive und reibungslose Abwicklung zu ermöglichen. Da ich Christ bin, möchte ich mich an meiner Religion orientieren. Bitte orientieren Sie sich an diesen Geboten:
Würden Sie eine Briefmarke verwenden?
Kommunikation mit uns per E-Mail
Seien Sie geduldig, wenn Sie eine E-Mail senden
Senden Sie gescannte mehrseitige Dokumente (PDF)
Seien Sie verlässlich
Unsere Arbeit ist stark von Ihrer Unterstützung abhängig! Je nach Auftrag haben Sie in der Regel eine Checkliste erhalten, die Sie abarbeiten müssen. Diese Liste ist nicht optional! Diese Dokumente sind alle erforderlich. Wenn Sie Probleme haben, diese Dokumente bereitzustellen, oder nicht verstehen, worauf wir uns beziehen, fragen Sie bitte nach.
Erst Lesen dann Anrufen
Mein Berufsrecht verlangt, dass ich unsere Korrespondenz schriftlich abwickle, anstatt zu telefonieren. Ich gebe auch zu, dass ich ein E-Mail-Junkie bin. Um Ihnen den besten und schnellsten Weg zu bieten, haben wir uns die Mühe gemacht und Ihnen einen Brief mit Anweisungen/Hinweisen geschrieben. Bitte lesen Sie diese! Wenn Sie nach dem Lesen noch Fragen haben, sprechen Sie sie an, und wir werden sie gerne beantworten. Benötigen Sie eine mündliche Wiederholung des Inhalts eines Briefes/einer E-Mail, dann beauftragen Sie uns bitte mit einer Zeithonorar-Vereinbarung!
Würden Sie eine Briefmarke verwenden?
Ich komme zurück auf "Lesen, bevor Sie anrufen": Würden Sie wirklich eine Briefmarke für diesen Anruf verschwenden - wenn Sie anstelle der E-Mail einen Brief schreiben würden? Bevor Sie uns also eine E-Mail schreiben, überlegen Sie bitte, ob Sie
- einen Brief handschriftlich verfassen,
- diesen Brief in einen Umschlag stecken,
- das Porto aufkleben,
und - zu Fuß zu einem der wenigen noch vorhandenen Briefkästen in einer Entfernung von etwa einer halben Stunde bringen würden?
Wenn nicht, dann sehen Sie bitte davon ab, E-Mails zu schreiben. Machen Sie eine Pause und beenden Sie Ihre Gedanken vor dem Absenden!
Kommunikation mit uns per E-Mail
Bitte bedenken Sie, dass wir täglich über hundert E-Mails bearbeiten müssen, und wir sind wirklich daran interessiert, Ihrer E-Mail die richtige, schnelle und volle Aufmerksamkeit zu schenken! WIR BRAUCHEN IHRE HILFE DABEI! Wir gehen alle eingehenden E-Mails zu Beginn des Arbeitstages durch und sortieren sie nach der Dringlichkeit in der Betreffzeile. Ein Beispiel: Sie wollen sich nächsten Monat mit uns treffen, möchten aber auch einen Entwurf kommentieren, der morgen eingereicht werden muss. Wenn Ihre Betreffzeile lautet "Lassen Sie uns nächsten Monat treffen", werden wir diese E-Mail in der Regel erst in ein paar Tagen beantworten...
1. Verwenden Sie prägnante Betreffzeilen
- verwenden Sie prägnante Betreffzeilen,
- Besonders wenn Sie mehrere Aufträge/Fälle haben, adressieren Sie jede in einer separaten E-Mail!
N.B. Machen Sie sich keine Sorgen wegen der Fallnummer - das ist ganz allein unsere Sache. Zugegeben, sie ist hilfreich, aber nicht entscheidend.
2. Gedankengänge im E-Mailverlauf sauber halten
Bitte verweisen Sie nicht auf die Gründung, wenn Sie eine Frage zu Ihrem Einwanderungsfall haben - als Beispiel. Wie sollen wir den Überblick über meine offenen Aufgaben behalten, wenn alles in einer E-Mail mit Anhängen zu mehreren verschiedenen Personen / Aufgaben / Firmen / was auch immer durcheinandergeworfen wird? Wir versinken im Chaos...
Verschiedene Projekte bedeuten verschiedene E-Mail-Threads!
3. Höflich sein
Wir alle wollen höflich sein, aber manchmal geht es schief. Auch wir werden Fehler machen, obwohl wir uns in der Regel um eine höfliche und präzise Kommunikation bemühen.
4. Nach dem Kauf einer Vorratsgesellschaft
Viele Menschen sind verwirrt darüber, "wer wer ist" und "was was ist". Ich bin eine natürliche Person, die zwei Unternehmen vertritt: "Rechtsanwalt" und "Beam". Das Geschäft von Beam ist ausschließlich die Übertragung des Firmenmantels an Sie und parallel dazu die Bereitstellung von virtuellen Büros. Alles andere ist das Geschäft des Anwalts. Welchen Vornamen sollten Sie verwenden? Ich bevorzuge meinen richtigen Vornamen, Alex(ander). Gerade bei der Akquise ist es mir wichtig, niemanden zu verwirren, deshalb benutze ich für die Anwaltskanzlei meinen ersten Vornamen und für Beam meinen zweiten Vornamen, Konstantin.
5. Mein Name
Vor allem Personen aus dem Nahen Osten und weiter östlich sind oft nicht sicher, wie sie mich wirklich höflich ansprechen sollen. Sie verstehen die Struktur meines Namens nicht. Darf ich ihn für Sie hier erläutern:
Alexander Konstantin Franz Baron von Engelhardt
"Alexander" ist mein Vorname.
"Konstantin Franz" sind meine weiteren Vornamen.
"Baron von Engelhardt" ist mein Nachname; dies wird gerne und üblicherweise abgekürzt zu "von Engelhardt".
Bei "Baron" könnte in Bezug auf den Adel eine Glocke bei Ihnen läuten. Das ist richtig und falsch zugleich. Ja, es handelt sich um einen ehemaligen Adelstitel. Seit 1919 ist der Adel in Deutschland abgeschafft. Im Gegensatz zu z.B. Österreich ist es in Deutschland erlaubt, diese Titel weiterhin als Teil des Nachnamens zu tragen.
Sind Sie besorgt, mich korrekt anzusprechen? Keine Sorge, ich bin flexibel. Wichtig ist nur, dass Sie höflich sind! Das setze ich voraus.
Seien Sie geduldig, wenn Sie eine E-Mail senden
Bitte geben Sie uns maximal drei Tage Zeit, um Ihre E-Mail zu beantworten, bevor Sie uns anrufen und fragen, ob wir Ihre E-Mail erhalten haben. Die ständige Beantwortung von Anrufen mindert nur unsere Effektivität bei der Betreuung unserer Kunden. Es kostet nicht nur unsere kostbare Zeit, sondern hemmt auch unseren Arbeitsrhythmus.
Senden Sie gescannte mehrseitige Dokumente (PDF)
Wir arbeiten aus der Ferne zusammen, und Sie schicken uns Kopien. Bitte schicken Sie uns keine Bilder (.jpg), sondern anständige Scans im PDF-Format. Ein einfacher Scanner reicht für Ihre Dokumente völlig aus. Bitte senden Sie uns Ihre Dokumente in einem mehrseitigen PDF und nicht verstreute Einzeldateien.
Niemand ist perfekt
Obwohl wir hier viele Wünsche und Regeln auflisten, sind auch wir nicht fehlerfrei. Sicherlich wird auch uns der eine oder andere Fehler unterlaufen. Weisen Sie uns ruhig darauf hin! Wir werden das nicht missbilligen.